Written by: Nancy Nancy Wiedemann

Category: Digital Topic

Published: October 11, 2023

In der heutigen digitalen Welt sammeln wir ständig Daten an: Fotos, Videos, Dokumente und vieles mehr. Cloud-Speicherdienste bieten eine bequeme Möglichkeit, diese Daten sicher zu speichern und von überall darauf zuzugreifen.

Doch mit der Zeit kann Ihr Cloud-Speicher leicht außer Kontrolle geraten. Unorganisierte Dateien, doppelte Exemplare und vergessene Ordner können die Navigation erschweren und wertvollen Speicherplatz verschwenden.

Keine Sorge! In diesem Artikel führen wir Sie durch fünf einfache Schritte, mit denen Sie Ihren Cloud-Speicher beherrschen und für Ordnung sorgen können.

Schritt 1: Aussortieren und entrümpeln

Der erste Schritt besteht darin, Ihren Cloud-Speicher zu durchforsten und nicht benötigte Dateien zu löschen. Seien Sie dabei rücksichtslos! Fragen Sie sich bei jeder Datei:

• Brauche ich diese Datei noch?
• Gibt es eine aktuellere Version dieser Datei?
• Kann ich diese Datei woanders speichern (z. B. auf Ihrem lokalen Rechner)?

Durch das Löschen unnötiger Dateien schaffen Sie nicht nur Platz, sondern erleichtern auch die Suche nach wichtigen Dokumenten.

Duplikate finden und entfernen

Doppelte Dateien sind Speicherfresser. Nutzen Sie die von vielen Cloud-Diensten angebotene Duplikatensuche, um doppelte Dateien zu identifizieren und zu löschen. Achten Sie jedoch darauf, wichtige Dateien nicht zu löschen, die geringfügige Namensänderungen aufweisen.

Schritt 2: Ordner erstellen und strukturieren

Nachdem Sie Ihren Cloud-Speicher entrümpelt haben, ist es an der Zeit, Ihre verbleibenden Dateien zu organisieren. Erstellen Sie Ordner, die Ihre Dateien logisch gruppieren.

Hier einige Beispiele für Ordnerstrukturen:

• Nach Dateityp (Dokumente, Bilder, Videos, Musik)
• Nach Projekt (Arbeitsprojekte, persönliche Projekte)
• Nach Datum (Jahr/Monat/Tag)

Eine übersichtliche Ordnerstruktur erleichtert das spätere Auffinden von Dateien.

Unterordner verwenden

Zögern Sie nicht, Unterordner zu verwenden, um Ihre Ordnerstruktur weiter zu verfeinern. Beispielsweise können Sie innerhalb eines Projektordners Unterordner für verschiedene Projektphasen oder Liefergegenstände erstellen.

Schritt 3: Benennen Sie Ihre Dateien und Ordner sinnvoll

Neben der Ordnerstruktur sind aussagekräftige Dateinamen entscheidend für eine gute Organisation. Vermeiden Sie kryptische Abkürzungen oder generische Namen wie “IMG_0001.jpg”. Benennen Sie Ihre Dateien so, dass ihr Inhalt auf den ersten Blick klar ersichtlich ist.

Beispielsweise:

• “2024-03-27_Steuererklärung_2023.pdf” anstatt “Steuer23.pdf”
• “Urlaub_Mallorca_2023_Fotos” anstatt “Mallorca_Bilder”

Schritt 4: Nutzen Sie Cloud-Funktionen zum Organisieren

Viele Cloud-Speicherdienste bieten Funktionen, die Ihnen das Organisieren erleichtern können. Nutzen Sie diese Funktionen zu Ihrem Vorteil!

Hier einige Beispiele:

• Tags: Versehen Sie Ihre Dateien mit Tags, um sie nach bestimmten Kriterien (z. B. Projekt, Kunde) suchen zu können.
• Notizen: Fügen Sie Ihren Ordnern Notizen hinzu, um deren Inhalt oder Zweck zu beschreiben.
• Versionierung: Aktivieren Sie die Dateiversionierung, um ältere Versionen von Dateien wiederherstellen zu können.

Schritt 5: Richten Sie eine Routine ein

Damit Ihr Cloud-Speicher dauerhaft organisiert bleibt, ist es wichtig, eine Routine zu etablieren. Gewöhnen Sie sich beispielsweise an:

• Neue Dateien sofort in den richtigen Ordner zu verschieben.
• Ihren Cloud-Speicher regelmäßig zu entrümpeln (z. B. einmal im Monat).
• Backups wichtiger Daten durchzuführen.

Durch die Einhaltung dieser Routine vermeiden Sie, dass Ihr Cloud-Speicher wieder im Chaos versinkt.

Fazit

Mit etwas Disziplin können Sie Ihren Cloud-Speicher beherrschen und in eine übersichtliche und leicht zu verwaltende Ablage verwandeln. Nutzen Sie die fünf einfachen Schritte in diesem Artikel als Leitfaden, um Ordnung in Ihre digitale Welt zu bringen!