Stress im Büro – Nicht mit uns! 5 Tipps zur Entspannung bei der Arbeit

Nachdem wir Euch in den letzten zwei Wochen Selbstversuche zur Stressbewältigung vorgestellt haben, werden wir heute ganz konkret und geben Euch 5 Tipps an die Hand, wir Ihr dem Stress im Büro oder in der Uni begegnet und ihn besiegt. Schließlich ist dies ein Ort, an dem wir uns oft aufhalten und einen Großteil unserer Zeit verbringen. Eine dauerhafte Überbelastung und Stress dort führt zu allgemeinem Unwohlsein und im schlimmsten Fall einem Burn-Out. Deswegen solltet Ihr folgende Tipps beachten, um euer Wohlbefinden zu bewahren.

  1. Keine Unordnung – kein Stress

    Stress im Büro – Nicht mit uns! 5 Tipps zur Entspannung bei der Arbeit

    Gut aufgeräumt: Ein ordentlicher Schreibtisch sorgt für mehr innere Ruhe (Foto: Gartner).

Ordnung ist nicht nur das halbe Leben, – wie schon das bekannte Sprichwort sagt – sondern sie hilft uns auch bei der Stressbewältigung. Denn ein aufgeräumter Schreibtisch sorgt für Wohlfühlatmosphäre und verringert lange Suchzeiten, eingeschränkte Übersicht und daraus resultierende Nachteile und Stresssituationen. Ein aufgeräumter Schreibtisch ermöglicht einen aufgeräumten Kopf. Dazu müsst Ihr einmal konsequent ausmisten und alles entsorgen, was Ihr nicht mehr braucht: Alte Unterlagen, defekte Stifte und so weiter. Dann solltet Ihr Euch ein Ordnungssystem überlegen. Dabei gilt allgemein: Je seltener Ihr etwas benötigt, desto weiter weg kann es sein. Sachen, die Ihr täglich benötigt, sollten also schnell zur Hand sein und Dinge, die Ihr weniger oft braucht, könnt Ihr zum Beispiel in Schulbladen unterbringen.

  1. Effiziente Bearbeitung der Mails

Ping! – Gerade habt Ihr Euch so richtig in ein Projekt eingearbeitet, da poppt eine E-Mail auf und reißt Euch aus den Gedanken. Schnell wollt Ihr dem E-Mail-Schreiber noch antworten und schon könnt Ihr mit dem Nachdenken von vorne anfangen. E-Mails gehören zu den größten Ablenkungen und damit zu den Stressfaktoren Nummer Eins. Das könnt Ihr ändern. Deaktiviert die E-Mail-Töne und die Aufpopp-Funktion, sodass Ihr beim konzentrierten Arbeiten nicht mehr gestört werdet. Für besonders wichtige Mails, zum Beispiel von bestimmten Absendern, könnt Ihr ja Ausnahmen hinzufügen. Setzt Euch E-Mail-Zeiten, in denen Ihr anfallende E-Post effizient bearbeitet. Spam kommt gleich in den Papierkorb, Fragen werden zügig beantwortet, Termine eingetragen, Dinge, die Ihr nicht erledigen könnt, weitergeleitet usw. Eine gut durchdachte Ordnerstruktur hilft bei der E-Mail-Ablage und dabei, dass Ihr nachher alles schnell wieder findet, wenn Ihr eine Mail noch einmal benötigt.

  1. Zeitmanagement lernen

Nicht nur bei E-Mails auch bei anderen Aufgaben hilft ein gutes Zeitmanagement. Das gilt für Aufgaben und Projekte gleichermaßen und erleichtert Euren Arbeitsalltag. Setzt Euch für Eure Aufgaben Fristen und überlegt Euch, welche Schritte Ihr bis wann erledigt haben müsst. Macht dafür einen kleinen Projektplan, bei dem Ihr erledigte Schritte abhaken könnt – nichts ist befriedigender als zu sehen, was man schon erreicht hat und dass man für das Gesamtziel auf einem guten Weg ist. Denkt auch daran, bei jedem Plan einen kleinen Zeitpuffer einzubauen, denn unerwartete Ereignisse wie ein Krankheitstag oder eine weitere dringende Aufgabe passieren immer.

  1. Entspannung muss sein

Ihr könnt nicht acht Stunden am Stück unter Strom sein, das ist auf Dauer zu viel. Sucht Euch Entspannungsübungen für zwischendurch. Steht einmal die Stunde für fünf Minuten auf, macht Euch eine schöne Tasse Tee, ein paar Dehnübungen oder schaut aus dem Fenster. Dabei könnt Ihr neue Energie tanken, die Ihr bei der Arbeit braucht. Auch wichtig ist, dass Ihr Eure Essenszeiten einhaltet und dabei mindestens eine halbe Stunde Pause macht. Entfernt Euch zum Essen von Eurem Platz. Zudem hilft eine ausgewogene Ernährung bei der Stressreduktion mehr als das Essen von Junkfood oder Schokolade am Schreibtisch.

  1. Lasst die Arbeit im Büro

Zugegeben, das ist eine der schwersten Empfehlungen: Nach der Arbeit abschalten und nicht mehr an Unerledigtes und Aufgaben denken. Zu oft ist es so, dass einem die Arbeit noch im Kopf rumgeht und man an die morgige Besprechung oder die Abgabefrist für ein Projekt denkt. Doch das ist sehr schädlich, da der Kopf so nie abschalten kann. Versucht bewusst, nach Arbeitsschluss nicht mehr daran zu denken und auch keine Mails zu lesen, die mit dem Job zu tun haben.

Ich hoffe mit diesen Techniken fällt euch die Entspannung nicht nur in der Vorweihnachtszeit, sondern auch in Zukunft leichter.

Zeitmanagement, Teil 3: Die Win-Win-Win-Situation

Abnehmen – aber an den richtigen Stellen. Was für eine gelungene Diät gilt, gilt fürs Zeitsparen ebenso. Heute zeigen wir euch wie ihr die Zeit, die ihr ratlos und hungrig auf der Suche nach etwas Essbaren vor dem Kühlschrank verbringt, sparen und in die wirklich schönen Dinge des Lebens – zum Beispiel essen – investieren könnt.

Gemüsepfanne oder Tiefkühlpizza?
Der Arbeitstag war stressig. Dann hatte auch noch der Zug Verspätung. Und mein Magen knurrt. Hab ich einen Hunger… Ich hätte jetzt Lust auf eine knackige Gemüsepfanne und ein Stück Lachs – kross gebraten, versteht sich. Mir läuft schon das Wasser im Mund zusammen, als mich der Inhalt meines Kühlschranks unsanft aus meinen Futterträumen reißt. Eine halbe, schon leicht verschrumpelte Salatgurke blickt mich traurig aus dem ansonsten leeren Gemüsefach an. Dann wird´s wohl doch die Tiefkühlpizza…

Essensplanung für Anfänger
Mit ein bisschen cleverem Zeitmanagement könnt ihr solche Situationen ganz einfach vermeiden. Investiert am Wochentag eurer Wahl eine paar Minuten in die Essens- und Einkaufsplanung. Einfach für jeden Tag ein Gericht notieren, die Zutatenliste mit den vorhandenen Produkten abgleichen und einen Einkaufszettel schreiben. Wer so gut vorbereitet in den Supermarkt geht, kauft meist auch nur das ein, was er braucht. So spart man nicht nur Geld, sondern wirft auch weniger Lebensmittel weg. Tipp: Spart einen Tag in der Woche bei der Planung aus, falls doch mal spontan etwas dazwischen kommt.

Ausgewogen essen dank guter Planung (Foto: T. Gartner)

Ausgewogen essen dank guter Planung (Foto: T. Gartner)

Essensplanung für Fortgeschrittene
Jede Woche aufs Neue den Kühlschrank mit den Essenswünschen abgleichen, Gericht für Gericht planen? Selbst diese Zeit könnt ihr nach ein paar Wochen einsparen. Hebt einfach eure wöchentlichen Essenspläne auf und macht nach ein paar Wochen eine Auswertung: Markiert euch die besten Gerichte, die weniger guten fliegen raus. Jetzt könnt ihr aus euren Lieblingsmahlzeiten Wochenpläne erstellen, die ihr nummerieren und einen nach dem anderen nutzen könnt. Also kein lästiges Nachdenken und von neuem Planen mehr. Der positive Nebeneffekt: Ihr könnt jetzt viel bewusster essen, indem ihr darauf achtet, kein Lebensmittel inflationär zu verzehren und zum Beispiel einmal die Woche ein Fischgericht einzuplanen: Fisch enthält ein Vielfaches mehr an essentiellen Omega-3-Fettsäuren als Fleisch.

Die Win-Win-Win-Situation
Ihr schlagt mit der Essensplanung also drei Fliegen mit einer Klappe: Ihr spart Zeit und Geld, esst bewusster und ausgewogen und werft weniger Lebensmittel weg. Also eine Win-Win-Win-Situation!

Mehr Zeit sparen?
Wer seinen Schönheitsschlaf gerne etwas länger genießt, sollte einen Blick auf Teil 1 und Teil 2 unserer Zeitmanagement-Serie werfen. Viel Spaß beim Lesen!

Zeitmanagement, Teil 2: Kleider machen Leute

Abnehmen – aber an den richtigen Stellen. Was für eine gelungene Diät gilt, gilt fürs Zeitsparen ebenso. Heute verraten wir euch, wie ihr morgens locker ein paar Minuten wertvollen Schönheitsschlaf mehr genießen könnt.

Nichts zum Anziehen. Resigniert stehe ich vor meinem Kleiderschrank. Zu bieder, zu sportlich, zu knallig, zu weiß – heute Morgen kann es mir kein Outfit so richtig rechtmachen. Schon kurz vor halb 7 – jetzt aber schnell! Eilig ziehe ich irgendetwas aus dem Schrank und streife es über. Schon als die Tür hinter mir ins Schloss fällt, merke ich: Die dünnen Leinenschuhe sind nicht unbedingt etwas für die herbstlichen Temperaturen und vermutlich passt auch das Shirt nicht optimal zum Blazer. Eine Kette wäre gut gewesen…

Hilfreich: Dank Kleiderstange behält man bei der Outfit-Planung den Überblick (Foto: T. Gartner)

Hilfreich: Dank Kleiderstange behält man bei der Outfit-Planung den Überblick (Foto: T. Gartner)

Wessen Kreativität in Sachen Mode auch erst ein paar Stunden nach dem Weckerklingeln erwacht, der kann mit etwas cleverem Zeitmanagement spitzenmäßig aussehen und – wahrscheinlich sogar das Wichtigste – sich in seinem Outfit wohlfühlen. Nehmt euch einfach am Wochenende eine halbe Stunde Zeit und sucht euch eure Outfits heraus. Um unangenehmen Überraschungen vorzubeugen, checkt dafür zuerst das Wetter. So könnt ihr problemlos vorab festlegen, an welchem Tag der Woche ihr etwas luftiger beziehungsweise wärmer gekleidet sein solltet.

Hängt jedes Outfit auf einen Kleiderbügel, sodass ihr morgens nur noch zugreifen müsst. So erspart ihr euch den morgendlichen Stress, seid perfekt für jedes Wetter gerüstet und fühlt euch wohl, weil ihr eure Kleidung mit Bedacht gewählt habt. Vielleicht freut ihr euch sogar schon beim Aussuchen auf die entsprechenden Wochentage, wenn euch die Kombi besonders gut gefällt oder ihr ein neues Kleidungsstück zum ersten Mal ausführen könnt.

Wer noch ein bisschen mehr Zeit fürs Kleidung-Heraussuchen einsparen will, kann seine Lieblingsoutfits fotografieren und sich bei Komplettausfällen der eigenen Kreativität davon inspirieren lassen. Vielleicht macht sich eine Collage aus Outfit-Fotos ja auch ganz gut als Deko?

Praktisch: Am Wochenende könnt ihr von den Wochen-Outfits „zehren“ und das eine oder andere nochmal anziehen – schließlich muss ja nicht alles nach einmaligem Tragen direkt in die Wäsche.

Wie ihr neben der ersparten Zeit durch das Klamotten-Richten noch ein paar weitere Minuten in euren Schönheitsschlaf investieren könnt, lest ihr in Teil 1 unserer Zeitmanagement-Serie.

Vorschau: Nächsten Sonntag stellen wir euch hier Silvester-Traditionen aus verschiedenen Ländern vor – lasst euch inspirieren!

Zeitmanagement, Teil 1: Der frühe Vogel kann mich mal!

Abnehmen – aber an den richtigen Stellen. Was für eine gelungene Diät gilt, gilt fürs Zeitsparen ebenso. Ob ihr euch ein Butterbrot schmiert oder die Klamotten für die Arbeit raussucht – alles kostet Zeit. Aber wäre es nicht traumhaft, sich die Zeit für die alltäglichen Handgriffe dann zu nehmen, wenn es gerade gut passt, anstatt in den Momenten, in denen sie häufig ganz „unerwartet“ anfallen: direkt nach dem Aufstehen, in Eile zwischen Tür und Angel, nach einem stressigen Arbeitstag, an dem man eigentlich nur eines will: Schnell aufs Sofa.

Wir zeigen euch wie ihr eure Zeit optimal ausnutzen könnt!

Mealprep: Wer sein Vesper für Uni der Arbeit frühzeitig richtet, kann morgens länger schlafen (Foto: T. Gartner)

Mealprep: Wer sein Vesper für Uni oder Arbeit vorbereitet, kann morgens länger schlafen (Foto: T. Gartner)

Total verpennt schlurfe ich in die Küche. Das Licht blendet total und mir ist kalt. Sechs Uhr früh verkündet die Uhr. Draußen ist es noch dunkel. In einer halben Stunde muss ich los zum Bahnhof – die Arbeit ruft. Schnell was zu essen richten und dann anziehen, denke ich mir. Aber leider ist außer einem trockenen Brötchen und einer braunen Banane nichts da. Verdammt, dann halt doch zum Bäcker…

Wer keine Lust hat in aller Herrgottsfrühe in dieselbe Situation zu kommen, der kann mit etwas cleverem Zeitmanagement einen gesunden Snack für Arbeit oder Uni zaubern. Das Schlüsselwort hier lautet „mealprep“ – Instagram-Deutsch für vorbereitetes Essen. Von Salat, über Falafel bis hin zu Joghurt – Inspiration für gesunde Snacks, die ihr am Tag vorher oder aber sogar schon sonntags für die Woche vorbereiten könnt, findet ihr in unserer Snack-Serie:

Was ihr davon habt? Ein paar Minuten mehr Schlaf am Morgen und natürlich einen guten, stressfreien Start in den Tag mit der Aussicht auf einen leckeren und gesunden Snack.

Vorschau: Advents- und Weihnachtstipps gibt´s nächste Woche hier in der Tipps&Tricks-Rubrik.

Prokrastination – wenn Aufschieben zum Problem wird

Bedenklich: Hinter dem oft belächelten Aufschieben kann eine psychische Störung zugrunde liegen (© Rainer Sturm / pixelio.de)

Bedenklich: Hinter dem oft belächelten Aufschieben kann eine psychische Störung zugrunde liegen (© Rainer Sturm / pixelio.de)

Die Tüchtigkeit – sie wird im Volksmund durch Redewendungen wie „Fleißig wie eine Biene sein“, „Ohne Fleiß kein Preis“ und „Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen“ zur Tugend erklärt. Im religiösen Kontext finden sich wiederum Umschreibungen wie „Dem Fleißigen hilft Gott“, sodass die Untätigkeit in der Bibel – durch den Begriff der Trägheit geprägt – gar zur Sünde stilisiert wird. Auch das lateinische Verb „procrastinare“, das zunächst das wertfreie Vertagen einer Handlung bezeichnete, unterzog sich – einer zum Negativen tendierenden – Bedeutungsverschiebung. So mag es nicht verwundern, dass scheinbar untätige Menschen gesellschaftlich mit Begriffen wie „Faulenzer“, „Taugenichts“ und „Tunichtgut“ stigmatisiert werden. Selten jedoch wird dieses Verhalten als psychologisches Problem beziehungsweise psychische Störung erkannt und in diesem Rahmen diskutiert.

Frau Dr. Anna Höcker von der Prokrastinationsambulanz der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster unterscheidet dabei zwischen einem normalen und einem pathologischen Aufschiebeverhalten, die es voneinander zu unterscheiden gilt: „Prokrastination ist eine tiefgreifende Arbeitsstörung, genauer eine Störung der Selbststeuerung, die nicht gleichzusetzen ist mit alltäglichem Aufschieben, das fast alle von sich hin und wieder kennen. Unter Prokrastination – also dem Aufschiebeverhalten in einem pathologischen Ausmaß – verstehen wir das wiederholte unnötige Aufschieben notwendiger oder wichtiger Tätigkeiten, das in den letzten sechs Monaten an mindestens der Hälfte der Tage vorgekommen ist, obwohl eigentlich Zeit für deren Erledigung zur Verfügung gestanden hätte“. Dabei würden Betroffene zu Ersatztätigkeiten zurückgreifen, die sie als angenehmer erachten.

Dass das Verhalten zum Problem werden kann, weiß auch Höcker zu berichten: „Aufgrund des pathologischen Aufschiebeverhaltens wird das Erreichen persönlicher Ziele stark beeinträchtigt. Zusätzlich können die Betroffenen als Folge des Aufschiebens unter körperlichen und psychischen Beschwerden leiden, ebenso wie unter der eigenen Selbstabwertung. Prokrastination beeinträchtigt demnach nicht nur das psychische Wohlbefinden, sondern kann zudem zu ernsthaften beruflichen und persönlichen Konsequenzen führen“.

Aus diesem Grunde wurde für die Studierenden der Universität Münster die Prokrastinationsambulanz eingeführt, um die psychische Störung, die als solche „noch nicht als Bestandteil der anerkannten Diagnosesysteme“ erfasst ist, angemessen behandeln zu können. Vor allem Studiengänge und Branchen, in denen Selbstorganisation und Zeitmanagement eine große Rolle spielen, sehen sich mit dem Problem konfrontiert: „In Bezug auf Studiengänge sind dies vor allem diejenigen Fächer, in denen es weniger verschult zugeht, in denen viele Hausarbeiten geschrieben werden müssen und in denen die Studierenden auch die Möglichkeit haben, Prüfungsleistungen zeitlich nach hinten zu schieben. Im Berufsleben scheint es eher Freiberufler zu betreffen und allgemein Menschen, die an längerfristigen Projekten ohne feste Deadlines arbeiten“, erzählt Stephan Förster, der in der Prokrastinationsambulanz tätig ist.

Wer an Prokrastination leidet, sollte sich in psychologische Behandlung begeben, um dem pathologischen Aufschiebeverhalten entgegenwirken zu können. Unmittelbar damit verbunden sind Änderungen in der Herangehens- und Arbeitsweise von Aufgaben:

Strukturiert: Das Arbeitstagebuch sorgt für Ordnung im  Chaos (©Rainer Sturm / pixelio.de)

Strukturiert: Das Arbeitstagebuch sorgt für Ordnung im Chaos (©Rainer Sturm / pixelio.de)

Das Arbeitstagebuch
Allem voran steht die Selbstbeobachtung mittels eines Arbeitstagebuchs. Nicht nur, dass sich die Prokrastination bereits durch die Selbstanalyse vermindert: „Durch die Protokollierung der positiven Veränderungen wird die Aufmerksamkeit auf bereits erreichte Fortschritte und erfolgreich erledigte Aufgaben gelenkt“, ist im 2013 veröffentlichten „Manual zur Behandlung des pathologischen Aufschiebens“ zu lesen, an dem Höcker mitgewirkt hat. Zudem lassen sich durch die Selbstbeobachtung schnell bekannte Störquellen und Ablenkungsmöglichkeiten ausfindig machen, die es im Anschluss auszuschalten gilt. Im Arbeitstagebuch selbst wird die eigentliche Planung für den Tag sowie die tatsächliche Durchführung festgehalten, wobei auch gesondert auf die Pünktlichkeit des Arbeitsbeginns geachtet werden sollte.

Pünktliches Beginnen
Um das eigene Aufschiebeverhalten zu durchbrechen, ist es wichtig, die Arbeit rechtzeitig zu beginnen. Auch wenn man diese lediglich um fünf Minuten verschiebt, greifen dieselben Mechanismen, die bei einer Verspätung von 30 Minuten oder mehr einsetzen. Die Einführung eines Rituals – sei es das Kochen einer Tasse Tee, dem Aufräumen des Arbeitsplatzes oder das Hören eines bestimmten Liedes – kann dabei helfen, die Tätigkeit pünktlich und motiviert zu beginnen.

Realistisches Planen
Beim realistischen Planen der Aufgabe bis zu einem bestimmten Abgabeschluss ist vor allem das Einplanen von Puffer- und Erholungszeiten zu beachten. Realistisch planen heißt in diesem Falle, die eigene Konzentrationsfähigkeit, Aufmerksamkeitsspanne, das eigene Arbeitstempo und den –rhythmus in die Planung miteinfließen zu lassen.

Arbeitszeit verdienen
Eine weitere Methode zur Beseitigung des Aufschiebeverhaltens ist die Arbeitszeitrestriktion: Die in der Selbstbeobachtungswoche gearbeitete Zeit wird zunächst als zeitlicher Arbeitsrahmen festgesetzt, den es nicht zu überschreiten gilt. So findet eine klare Unterscheidung zwischen Arbeitszeit und Freizeit statt, die dem schlechten Gewissen entgegenwirkt. „Eine Arbeitseinheit abschließen zu müssen, das heißt darüber hinaus nicht mehr arbeiten beziehungsweise lernen zu ‚dürfen‘, steigert den Anreiz zum pünktlichen Beginn und führt damit zur Reduktion des Aufschiebeverhaltens“, heißt es dazu im Manual. Als Ziel gilt dabei, sich durch die Einhaltung des Arbeitszeitfensters und dessen effizienter Nutzung weitere Arbeitszeit – einer Belohnung gleichkommend – zu verdienen.

Das pünktliche Beginnen der Tätigkeit, die realistische Zeitplanung sowie die Arbeitszeitrestriktion sind Maßnahmen, die auch mit in der psychologischen Therapie der Prokrastination integriert sind. Ob das eigene Aufschiebeverhalten dabei eine pathologische Störung ist, die es zu behandeln gilt, lässt sich durch einen Selbsttest der Prokrastinationsambulanz feststellen. Höcker betont schließlich: „Prokrastination hat nichts mit Faulheit zu tun. Es handelt sich um ein ernsthaftes Problem der Selbststeuerung, für das es professionelle psychologische Hilfe gibt“.