Evernote – mehr als nur Notizen

Wer von euch kann mobil jederzeit auf den Einkaufszettel, die Urlaubsplanung für den nächsten Irland-Trip und das komplexe Projekt, das man gerade betreut, zugreifen?

Klar, wenn die Handtasche groß genug ist, bekommt Frau das auch mit Notizbüchern und zentnerschweren Collegeblöcken hin – aber seien wir ehrlich: Der einfachere Weg ist Evernote.

Evernote? Noch nie gehört?

Zu viel Papiermüll ? Das ist Vergangenheit dank Evernote (Foto: Odermatt)

Zu viel Papiermüll ? Das ist Vergangenheit dank Evernote (Foto: Odermatt)

Evernote ist dein virtuelles Gedächtnis – und so überrascht auch der Elefant als Logo nicht. Mit der Software Evernote habt ihr die Möglichkeit Notizen in der Cloud zu speichern und diese von überall aus abzurufen. Das geht mithilfe der entsprechenden App am PC, am Smartphone oder Tablet. Diese ist für alle Plattformen kostenlos zu haben.

Der Gesamtspeicherplatz für die Notizen in der Cloud wird durch den Anbieter nicht limitiert. Stattdessen gibt es verschiedene Pakete, die sich durch die Upload-Kapazität unterscheiden. Die kostenlose Version bietet 60 Megabyte im Monat an. Nach einem Monat wird das verbrauchte Datenvolumen dann wieder auf Null zurückgesetzt. Viele kennen das ja bereits von ihrem Datenvolumen beim Smartphone-Vertrag. Die kostenlose Version ist für reine Textinhalte und gelegentliche Bilder oder Belege hervorragend geeignet.

Wer Evernote komplex nutzt, wird jedoch schnell an die Grenzen der Upload-Kapazität der kostenlosen Version kommen.

Unter „komplexer Nutzung“ ist Folgendes zu verstehen:

  •  das häufige Einscannen und Abfotografieren von Belegen, Visitenkarten usw. via Smartphone, die samt Kurznotiz in Evernote gespeichert werden
  •  die Recherche im Web, mit der man dank „Webclipper“ sehr lesefreundliche Artikel direkt in Evernote abspeichern kann
  •  das Ablegen von Fotos in Evernote samt Notizen

Für solche Fälle gibt es die Premium-Version mit einem Gigabyte Upload-Kapazität für fünf Euro monatlich oder 40 Euro im Jahr. Im nachfolgenden Video nutze ich die Premium-Version und habe mit dieser Version noch nie die Upload-Kapazität von einem Gigabyte (1.000 Megabyte) aufgebraucht.

Wie gefällt euch der Funktionsumfang von Evernote? Könntet ihr euch vorstellen, damit zu arbeiten oder arbeitet ihr bereits damit?

Vorschau: Am Sonntag, den 08. Juni gibt es an dieser Stelle einen Quick Tipp zu Evernote.

Alltagserleichterung: Tipps&Tricks zur Benutzung von Dropbox

In einem Haushalt befinden sich heutzutage für gewöhnlich gleich mehrere Computer, Laptops und Smartphones. Mit ihnen arbeiten wir in nahezu jedem Bereich – sei es nun privat, für die Universität oder den Beruf! Die Vielseitigkeit und Auswahl an verschiedenen Multimedialgeräten ist uns dabei von großem Nutzen. Nichtsdestotrotz erweisen sich Datenübertragung- und sicherung häufig als kompliziert und umständlich. Um euch den Alltag zu erleichtern hat Face2Face einen Geheimtipp: Dropbox!

Dropbox ist ein virtueller Ordner auf den man überall Zugriff haben kann, sofern man Inter­net hat. Es handelt sich dabei um eine Cloud, – eine sogenannte Datenwolke – bei der alle Daten auf einem externen Rechenzentrum gespeichert werden. Demnach kann man mit dem Computer, Laptop, Smartphone oder Tablet darauf zugreifen. Dropbox lässt sich auf die gängigen Betriebssysteme problemlos installieren (z.B.: Mac OSX, Windosw, Android oder IOS).

Nachdem das Programm installiert wurde, muss man sich auf der Homepage kostenlos re­gistrieren. Dies erfolgt mit einer gültigen E-Mailadresse. Private Informationen werden dabei nicht abgefragt. Im Anschluss wird der Dropboxordner in das System integriert. Ab jetzt kann man Dateien in den Dropboxordner einfügen. Besteht eine aktive In­ternetverbindug geschieht die Synchronisation mit dem Server sofort. Ansonsten werden die Dateien erst nach einer vorhandenen Internetverbindung in den Ordnern hochgeladen.

Anwendungsbeispiele für den Alltag:

Studierende sitzen häufig mit einem Laptop, Smartphone oder Tablet in der Vorlesung. Wer seine Vorlesungsfolien vergessen und diese auf Dropbox abgespeichert hat, kann problemlos auf seinen Ordner zugreifen und sie einsehen. Hier ist keine Internetverbin­dung nötig, da die Dateien bereits synchronisiert wurden und von diesem Zeitpunkt an überall zugreifbar sind. Sollte kein eigenes Gerät zur Hand sein, kann jedes fremde Gerät mit Internetverbindung benutzt werden.

Auch das mühsame Rüberziehen von wichtigen Dateien auf den USB-Stick wird damit un­nötig. Wer seine Folien ausdrucken möchte, benötigt dabei nur noch die Anmeldedaten für Dropbox und kann im Copyshop ohne USB-Stick drucken!

Da die meisten Hotels kostenfreies Wlan anbieten, können die Urlaubsfotos ebenso direkt auf Dropbox gestellt werden. Der Vorteil hierbei: Falls die Kamera oder das Smartphone abhanden kommt, sind die Fotos gesichert und die Erinnerung damit auch. Darüber hinaus spart man sich den Speicherplatz für weitere Fotos und Videos. Die hochgeladenen Fotos können dann mit der Familie und Bekannten geteilt werden.

Für freie Verkäufer oder Berater ist Dropbox ebenso attraktiv: Präsentationen und Doku­mente lassen sich von jedem Gerät mit Internet vorführen und sind stets verfügbar.

Weitere Vorteile:

  • Keine doppelte Dateien mehr, somit wird Speicherplatz gespart
  • Durch einfache und schnelle Datenübertragung werden Projektarbeiten erleichtert
  • Stets aktuelle und gleiche Dateien bei Projektarbeiten (Auf einen Dropboxordner können mehrere Menschen Zugriff haben, sofern der erste Besitzer dieses Ordners diesen an die anderen freigegeben hat)
  • Dropbox bietet eine gute Datensicherung, denn gelöschte Dateien lassen sich wie­derherstellen. Ebenso in die Ursprungsfassung, falls Änderungen der bearbeiteten Version unbeabsichtigt waren (Bsp.: Bachelorarbeit)

Vorschau: Nächste Woche gibt es an dieser Stelle ein Video mit Tipps zum Flechten eines Fischgrätenzopfs.